前言：
电脑上的工作文件、资料文件越来越多，种类也越来越多，尤其如果你项目多，自己都不知道哪个文件在哪里，出了第几个版本了。所以我们应该有规划的进行文件管理，养成一个好的习惯，有适合自己的文件结构。
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一、 思考逻辑
记住一个原则，行动前先思考，思考 > 行动，先想好你有些什么文件，需要使用什么逻辑来分类。这其实也是做任何事情的一个原则，不要怕花时间思考，思考好了再行动可以达到更高的效率。比如你以自己的文件的用途为分类指导还是以文件的类型还是大小为分类依据都是可以的，这个要自己想好自己的原则。文件管理的目标是高效使用，不要为了整理而整理；不要今天整理了明天又乱，要建立一劳永逸的文件结构。很多文件不一定要记住具体路径，要善于使用搜索。
二、技术性原则
首先，尽量把重要的文件都放一个文件夹，并且电脑只保留一个数据分区。原因比较简单
1、一个分区速度快，减少目标，方便磁盘整理，如果有额外硬盘的也建议整个硬盘只分一个区，多分区没有太大意义。
2、单个文件夹的好处是方便进行同步和备份，现在主流网盘都是同步一个目标文件夹，这样方便你在任何地方都可以找到你所有的重要文件，当然了，一些超大文件，或者不重要的静态文件就不要放这里面了，另外安排。
其次，文件夹的层数别太多、分类类别也别太多、文件夹名字别太长。
3、一般不建议超过5层，否则选择路径的时候效率不高，同时名字别太长，否则不方便预览。
4、主要文件分类建议最多不超过16类，否则自己都搞不清到底应该是什么分类了，越细分越困惑。
第三，进行命名规范化，约定自己的命名规则有助于快速搜索，直观的找到需要的文件
5、文件夹都建议使用英文进行命名，这样的好处是可以快速通过键盘字母定位到文件夹，尤其是文件夹比较多的时候，比如你有一个source文件夹，按"s"键就可以快速定位，但如果你是中文的源文件，那就麻烦多了。也可以考虑对主要文件夹进行数字编号（建议两位），比如"01会议记录"，"02申请表单"，这样子也可以快速输入数字定位
6、文件名约定格式，并坚定执行，最好所有文件都带上日期、版本信息，每个文件夹放一个文本的说明文件。比如：20210601-深圳机房改建-投标文件-v3.docx, 第一段为日期，这样子适合根据大概日期查找到文件；第二段为项目简称，方便根据项目搜索；第三段是文档主题名称或者标题；第四段是修改版本，有时候这种合同啊、招投标啊需要修改很多版本，每次修改都保存一下。当然了，如果你的网盘或者本地固定电脑，可以记录版本时间的，一般来说，时间这一段可以考虑省略，利用电脑文件管理器功能就可以。
这里我做了一个典型的文件结构，仅供参考：
三、新的文件管理理念
我们知道，以前很多人找自己安装的软件，都是去具体位置找，或者全部放到桌面快捷方式。软件多了还有更大的麻烦，那就是硬盘空间不够了，还不方便迁移。后来渐渐的从操作系统到软件，大家就尽量去淡化安装位置了，用户不再需要太关心具体安装到哪里，尤其是苹果的生态里面率先使用这种理念。从使用入口进行分类就好了。进一步，文件的管理也颇有这个意味，以苹果为首，大量使用标签去标记文件的类别或者用途，根据使用需求去进行分类管理，这个大大的方便了使用，Windows从win7开始也有库的概念，可以自己根据需求建立对应的库，而不用关心文件的具体路径。换句话说可以跨路径组成库，实现二维的文件管理。
对于特殊文件，有特殊的管理方式，比如图片、音乐等文件。以Windows自带的photos为例，可以自动搜索电脑上和OneDrive上面的图片、视频资源，通过EXIF信息和AI算法，提取到位置、大小、拍摄时间、照片内容（人脸识别、场景识别）等等信息后进行自动的分组、自动生成相册、打上你需要的标签等等。举个例子，比如你给你女（男）朋友打上了标签，以后你手机也好、相机导入也好，只要有他的照片，立刻就会自动索引，不用你去找某某某的照片了，所有有他的脸的照片都给你找好了。你要找某年某月，什么地方的照片也是，很快就找到了，因为这些信息都有。不用关心你当时是什么设备拍摄的，保存到哪里了，全部都在。
其实很多类型的文件都有很多的特殊属性（标签）的，可以充分利用这类属性，标记你的文件，只要你有一套自己的规则，管理文件简直太方便了。这就是所谓的降维打击，你如果比别人多一个维度去管理你的文件，自然就会比别人效率高。
四、善用工具
所谓工欲善其事必先利其器、对于高级用户，往往有自己最适合的工具来辅助。而对于文件管理来说最重要的就是搜索，一定要善用搜索。在window中如果你安装了Power Toys或者以前安装了Everything的用户应该深有体会，只要索引建立好了，搜索速度飞快。
有的人说Windows的搜索不好用，其实啊，主要是设置不当，Windows10以来搜索已经很强大了。可以设置搜索和索引的范围，索引强度等等，还能智能进行应用、文档等分类。我们说善用工具，而不是滥用工具。关于文件管理的软件有很多，比如XYplorer\Total Commander\
Clover\Directory Opus等等。它们都很不错，但是我并不推荐普通用户使用，毕竟学习需要成本，而且不通用，特殊用户例外。很多人还喜欢多标签这个功能，网上也有人呼吁了几年了，如果实在要用，我推荐使用商店版的Files，也是一款开源软件，速度没有自带的快，但是体验还行，不过看个人。当然也有国产的极客多标签，看起来更符合中国人使用，不过… 没有进入微软商店的，个人不推荐使用。国产免费软件免不了广告植入等小操作，终究都是要谈商业模式的。
五、定期整理文件
为什么要定期整理文件？别忘了，不管我们设计得多少得架构，始终会有临时得意外。比如临时下载得文件，朋友临时传过来得照片等，经常不会及时得到很好得处理。所以我们要定期进行文件得整理，比如清空下载文件夹、整理临时文件夹、回收站等。对项目、文件的命名和规范进行必要的review。确保是安装设计的规则进行的，是否有必要更新等。只有定期进行整理才能保证我们的规则是合理的，是能够一直执行下去的，发现问题及时更正。
有一定编码能力的人也可以写一些小工具小脚本之类的来帮助自己维护文件（夹）
其实任何一个实践都是需要遵循PDCA的原则。要有能执行的计划，也要随时检查并改进，保持这个循环才可以良性的运行下去。我工作这么多年来，逐渐养成了自己的文件管理规范，对工作很有帮助。目前来说，我可以在5s钟内找到我需要的任何文件。老板需要的什么项目文件，基本上只要说出来，也可以马上就找到。这都得益于文件夹结构的规范和文件命名的规范。分享出来是希望大家也可以花点时间仔细思考下自己的文件应该怎么管理，只要想好了，想到位了，制定出符合自己的文件管理方案绝对不是问题，终身受益。
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